Hinweis
Keine Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung. Ergebnisse können je nach Ausgangslage variieren.
Datenschutzerklärung Umberacolyxen
Wie wir Daten in unserer Invoice Lifecycle Software verarbeiten, schützen und dokumentieren – transparent und nach DSGVO.
Worum es in dieser Erklärung geht
Wir wissen, dass Finanzdaten und personenbezogene Informationen sensible Bereiche berühren. Deshalb gehen wir offen damit um, welche Daten wir verarbeiten, wofür wir sie nutzen und welche Entscheidungen Sie selbst treffen können. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Umberacolyxen personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unserer Invoice Lifecycle Software und den dazugehörigen Webseiten verarbeitet. Grundlage sind insbesondere die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und ergänzende nationale Regelungen in Deutschland.
Wir haben versucht, technische und rechtliche Anforderungen so verständlich wie möglich zu formulieren, ohne wichtige Details zu verkürzen. Wo wir vereinfachen, tun wir dies bewusst und weisen auf zentrale Punkte hin: welche Daten wir direkt von Ihnen erhalten, welche automatisch anfallen, an wen wir sie weitergeben, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Wenn Sie an einer Stelle unsicher sind, können Sie sich jederzeit an uns wenden, bevor Sie unsere Dienste intensiver nutzen.
Welche Daten wir erheben
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Website besuchen, ein Konto für unsere Invoice Lifecycle Software anlegen, mit uns kommunizieren oder unsere Dienste im Rahmen eines Vertrags nutzen. Je nach Nutzungsszenario erfassen wir Stammdaten, Kommunikationsinhalte, Nutzungsdaten und Konfigurationsinformationen, um Ihnen Funktionen bereitzustellen und Anfragen zu beantworten.
Direkt bereitgestellte Daten
- Kontaktdaten wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Unternehmenszugehörigkeit.
- Angaben aus Formularen, etwa zu Ihrem Anliegen, Ihrer Rolle im Unternehmen oder gewünschten Funktionen.
- Vertrags- und Abrechnungsinformationen, soweit Sie Vertragspartei oder Kontaktperson sind.
- Inhalte aus Supportanfragen, Feedbackformularen und Kommunikationskanälen mit unserem Team.
- Einstellungen und Präferenzen, die Sie in Ihrem Benutzerkonto oder im Cookie-Banner festlegen.
Automatisch erfasste Informationen
- Technische Informationen zu Browsertyp, Browserversion, Spracheinstellungen und genutztem Endgerät.
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Zeitzone, aufgerufene Seiten sowie Verweildauer auf einzelnen Bereichen.
- Referrer-URL, von der aus Sie auf unsere Website oder Anwendung gelangt sind, soweit übermittelt.
- Gekürzte IP-Adresse und damit verbundene technische Parameter zur Sicherstellung der Systemstabilität.
- Fehlermeldungen, Ladezeiten und technische Ereignisse, die für Analyse und Fehlerbehebung erforderlich sind.
Wie wir Daten nutzen
Wir nutzen Ihre Daten, um unsere Software bereitzustellen, Verträge zu erfüllen, Sicherheit zu gewährleisten und unsere Angebote zu verbessern. Dazu gehören Benutzerverwaltung, Support, Fehleranalyse, Abrechnung und Kommunikation zu produktrelevanten Themen. Wo wir Daten für Analyse oder Marketing verwenden, tun wir dies nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage und mit Blick auf die Interessen von Finance-Teams.
- Bereitstellung, Betrieb und individuelle Konfiguration der Invoice Lifecycle Software für Ihr Unternehmen.
- Verwaltung von Benutzerkonten, Rollen und Zugriffsrechten innerhalb Ihrer Organisation.
- Bearbeitung von Supportanfragen, Feedback und Kommunikation im Rahmen bestehender Vertragsbeziehungen.
- Analyse der Nutzung, um Stabilität zu verbessern, Engpässe zu erkennen und Funktionen weiterzuentwickeln.
- Sicherstellung von IT-Sicherheit, Missbrauchserkennung und Schutz unserer Systeme vor Angriffen.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa aus Handels-, Steuer- oder Aufbewahrungsrecht.
- Gelegentliche Information zu Updates, Änderungen und relevanten Hinweisen rund um unsere Software.
Unser Versprechen: Wir behandeln Daten so, wie wir es uns für unsere eigenen Finanzprozesse wünschen würden: sparsam, nachvollziehbar und mit klaren Verantwortlichkeiten. Deshalb erfassen wir nur die Informationen, die wir für Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung unserer Invoice Lifecycle Software benötigen. Wir arbeiten nach den Vorgaben der DSGVO, nutzen etablierte Sicherheitsstandards und dokumentieren, welche Dienstleister Zugriff auf welche Daten erhalten.
Weitergabe von Daten
Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung, zur technischen Bereitstellung, aus rechtlichen Gründen oder auf Basis Ihrer Einwilligung erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Hosting-Anbieter, Kommunikations- und Analysedienstleister sowie Implementierungspartner, die wir sorgfältig auswählen und vertraglich binden. Eine Weitergabe zu eigenen Zwecken der Dienstleister findet ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht statt.
Einsatz von Dienstleistern
Für Betrieb, Weiterentwicklung und Support unserer Software setzen wir spezialisierte Dienstleister ein, etwa für Hosting, E-Mail-Versand, Support-Tools und Analysedienste. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen. Wir wählen Dienstleister sorgfältig aus, prüfen deren Sicherheitsniveau und dokumentieren, welche Kategorien von Daten in welchem Umfang verarbeitet werden.
Verarbeitung aufgrund rechtlicher Pflichten
Wir verarbeiten bestimmte Daten, weil wir dazu rechtlich verpflichtet sind, etwa nach Handels- und Steuerrecht. Dazu gehören insbesondere Abrechnungsinformationen, Vertragsunterlagen und relevante Kommunikationsinhalte. Diese Daten dürfen wir nur im gesetzlich vorgegebenen Rahmen löschen oder anonymisieren.
Anonymisierte Statistiken
Wir erstellen aus Nutzungsdaten teilweise aggregierte, anonymisierte Statistiken, um Funktionen zu bewerten, Engpässe zu erkennen und unsere Software für Finance-Teams gezielt weiterzuentwickeln, ohne einzelne Personen zu identifizieren.
Ihre Rechte als betroffene Person
Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO verschiedene Rechte zu. Dazu gehören insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Außerdem können Sie erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Datenschutzvorgaben nicht einhalten.
- Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir zu Ihrer Person verarbeiten.
- Sie können die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
- Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
- Sie haben das Recht, bestimmte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
- Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn Sie etwa die Richtigkeit der Daten bestreiten oder Widerspruch eingelegt haben.
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich jederzeit mit einem Hinweis auf das betreffende Recht an uns wenden. Nutzen Sie dafür bitte die im Impressum genannten Kontaktdaten oder unser Kontaktformular und geben Sie ausreichend Informationen zur Identifizierung Ihrer Person an. Wir prüfen Ihr Anliegen sorgfältig und beantworten es im Rahmen der gesetzlichen Fristen.
Wie wir Daten schützen
Wir schützen personenbezogene Daten mit einer Kombination aus technischen und organisatorischen Maßnahmen. Dazu gehören verschlüsselte Übertragungen, abgesicherte Rechenzentren, Zugriffskontrollen, Protokollierung relevanter Vorgänge und regelmäßige Überprüfung unserer Sicherheitskonzepte. Dennoch kann keine Internetübertragung absolut sicher sein, weshalb wir Prozesse für den Umgang mit möglichen Sicherheitsvorfällen etabliert haben.
Technische Maßnahmen
- Verschlüsselung der Datenübertragung mittels gängiger Transportverschlüsselung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern.
- Segmentierung von Systemen und Netzwerken, um Zugriffe auf produktive Datenumgebungen zu begrenzen.
- Regelmäßige Updates, Patches und Sicherheitsüberprüfungen der eingesetzten Softwarekomponenten.
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und Auswertung zur Erkennung auffälliger Muster.
Organisatorische Maßnahmen
- Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, die den Zugriff auf personenbezogene Daten auf notwendige Personen beschränken.
- Verpflichtung unserer Mitarbeitenden auf Vertraulichkeit und regelmäßige Sensibilisierung zu Datenschutz und Informationssicherheit.
- Festgelegte Prozesse für Rechteauskünfte, Löschanfragen und den Umgang mit möglichen Datenschutzvorfällen.
- Vertragliche Vereinbarungen mit Dienstleistern, einschließlich Auftragsverarbeitungsverträgen und Prüfungsrechten.
Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen. Kriterien für die Speicherdauer sind etwa vertragliche Pflichten, gesetzliche Nachweisfristen und die Erforderlichkeit für Support und Fehleranalyse. Anschließend löschen oder anonymisieren wir die Daten nach festgelegten Routinen.
- Wir verarbeiten Kontodaten wie Benutzername, geschäftliche E-Mail, Rollen, Zugriffsrechte und Protokolle Ihrer Kontoaktivitäten.
- Wir nutzen aggregierte Nutzungsdaten, um Muster zu erkennen, Funktionen zu priorisieren und unser Produkt für Finance-Teams gezielt zu verbessern.
- Wir verarbeiten Kommunikationsdaten wie Nachrichteninhalte, Supportanfragen, Meetingnotizen und Protokolle aus Kontaktformularen oder E-Mail-Austausch.
- Wir verarbeiten im Rahmen der Nutzung keine privaten Vermögensdaten, sondern geschäftliche Abrechnungs- und Vertragsdaten wie Rechnungsadressen, Zahlungsinformationen und Buchungsreferenzen.
- Wir verarbeiten begrenzte Marketingdaten wie Interessenangaben, Newsletter-Präferenzen und Reaktionen auf Einladungen, sofern Sie dem zugestimmt haben.
Konkrete Aufbewahrungsfristen können je nach Datenkategorie, vertraglicher Beziehung und gesetzlichen Vorgaben variieren.
Datenübermittlung in Drittländer
Soweit wir Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Dies kann durch Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln oder zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen erfolgen. Details zu konkret eingesetzten Dienstleistern stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
- Nutzung von Hosting- und Infrastruktur-Anbietern, die Daten im europäischen Raum verarbeiten oder ein angemessenes Schutzniveau nachweisen.
- Abschluss und laufende Aktualisierung von Standardvertragsklauseln, sofern Daten in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss übertragen werden.
- Einsatz zusätzlicher Verschlüsselung und Pseudonymisierung, um Risiken bei internationalen Datenflüssen zu reduzieren.
- Regelmäßige Überprüfung, ob eingesetzte Dienstleister weiterhin ein mit der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau gewährleisten.
Cookies und ähnliche Technologien
Wir setzen Cookies und ähnliche Technologien ein, um unsere Website und Anwendung bereitzustellen, Sicherheit zu gewährleisten und Nutzungsverhalten auszuwerten. Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Seite erforderlich und werden auf Grundlage unserer berechtigten Interessen verwendet. Optionale Cookies für Analyse und Komfort nutzen wir nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit über das Cookie-Banner oder die Einstellungen widerrufen können.
Arten von Cookies
- Essenzielle Cookies sind notwendig, damit grundlegende Funktionen unserer Website und Anwendung zuverlässig funktionieren, etwa Login, Session-Verwaltung und Sicherheit.
- Performance-Cookies helfen uns zu verstehen, wie schnell Seiten laden, wo Fehler auftreten und wie stabil unsere Dienste laufen.
- Personalisierungs-Cookies ermöglichen es, Inhalte und Ansichten an Ihre Nutzung und bevorzugten Einstellungen anzupassen.
- Funktionalitäts-Cookies merken sich Ihre Einstellungen, etwa Sprache, bevorzugte Ansichten oder Filter, um die Nutzung für Ihr Team komfortabler zu machen.
Weitere Details zu eingesetzten Cookie-Kategorien, Speicherdauern und Widerrufsmöglichkeiten finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie, die wir regelmäßig aktualisieren.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Vorgaben ändern, neue Funktionen hinzukommen oder wir andere Dienstleister einsetzen. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie in geeigneter Form und, soweit erforderlich, holen wir zusätzliche Einwilligungen ein. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar und trägt ein aktualisiertes Standdatum.
- Per E-Mail oder in der Anwendung, wenn sich wesentliche Funktionen oder Datenschutzprozesse ändern.
- Durch Hinweise in der Benutzeroberfläche, wenn neue Datenkategorien eingeführt oder Zwecke erweitert werden.
- Über Aktualisierungshinweise in dieser Datenschutzerklärung mit angepasstem Standdatum.
- Auf Anfrage im direkten Austausch mit Ihrem Ansprechpartner bei Umberacolyxen.
Bitte prüfen Sie diese Erklärung in angemessenen Abständen, insbesondere wenn Sie neue Funktionen nutzen oder Einstellungen ändern.
Kontakt bei Datenschutzfragen
Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer Daten haben, können Sie uns jederzeit über die im Impressum genannten Kontaktdaten oder unser Kontaktformular erreichen. Wir prüfen Ihr Anliegen sorgfältig und antworten so konkret wie möglich.
Umberacolyxen
Bertolt-Brecht-Allee 22, 01309 Dresden Germany
Telefon: +49 40 2310839
E-Mail: content@umberacolyxen.sbs