Hinweis
Keine Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung. Ergebnisse können je nach Ausgangslage variieren.
Produktlandschaft von Umberacolyxen
Wir haben Umberacolyxen als durchgängige Suite für den Invoice Lifecycle gebaut – mit Modulen,
die Finance-Teams dort abholen, wo E-Mails, Tabellen und generische Tools an Grenzen
stoßen.
Ganzheitlicher Blick
Umberacolyxen deckt alle Schritte des Invoice Lifecycles ab, ohne Ihre bestehende
Systemlandschaft zu verdrängen. Wir ergänzen, wo heute Lücken entstehen, und
verbinden, wo Medienbrüche Zeit kosten.
Integriert angebunden
Unsere Module integrieren sich in vorhandene ERP- und Buchhaltungssysteme. Wir
reduzieren Doppelpflege und stellen sicher, dass Belegdaten nur einmal sauber
erfasst werden müssen.
Praxisnah gestaltet
Workflows werden so konfiguriert, wie Finance-Teams tatsächlich arbeiten.
Vertretungen, Eskalationen und Ausnahmen gehören fest zum Design, nicht zum
Workaround.
Messbar optimiert
Mit Analytics sehen Sie, wie sich Ihr Rechnungsprozess entwickelt. Kennzahlen zu Durchlaufzeiten, Klärfällen und Engpässen helfen, den Invoice Lifecycle gezielt zu verbessern.
SaaS Plattform
Die Umberacolyxen Plattform für Ihren Rechnungsprozess
ab
€ 860,00
/ monatlich
Kernplattform für den Invoice Lifecycle
Die Umberacolyxen Plattform ist das Herzstück unseres Angebots. Sie verbindet alle Module zu einem durchgängigen Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung und Auswertung. Statt einzelne Funktionen in verschiedenen Tools zu pflegen, steuern Sie Ihren Invoice Lifecycle an einem zentralen Ort. Die Plattform fügt sich in Ihre bestehende IT-Landschaft ein und baut auf den Systemen auf, die bereits im Einsatz sind.
- Abbildung des kompletten Invoice Lifecycles in einer Plattform
- Module für Capture, Workflows, Matching, Zahlungen und Analytics
- Rollen- und Rechtekonzepte für Finance, Einkauf und Fachbereiche
Konfiguration nach gelebter Praxis
Unser Konfigurationsansatz folgt einer klaren Methodik: Zuerst kartieren wir Ihre bestehenden Abläufe, dann übertragen wir sie in die Plattform und testen mit einem Pilotbereich. So entsteht eine Lösung, die sich an Ihrer gelebten Praxis orientiert, statt sie zu überformen. Änderungen lassen sich später gezielt ausrollen, ohne den gesamten Rechnungsprozess auf einmal umzubauen.
- Schnittstellen zu gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen
- Konfigurierbare Workflows und Statusmodelle
- Strukturierte Erfassung von Ausnahmefällen und Kommentaren
Operative Steuerung und Auswertung verbinden
Mit der Plattform erhalten Sie nicht nur eine operative Steuerung, sondern auch eine analytische Sicht auf Ihren Rechnungsweg. Jede Aktion an einer Rechnung hinterlässt eine Spur im System, die Sie für Audit, Controlling und kontinuierliche Verbesserung nutzen können. So wird Ihr Invoice Lifecycle von einem schwer greifbaren Ablauf zu einem transparenten, steuerbaren Prozess.
- Dashboards für Durchlaufzeiten und Engpässe
- Audit-Trails über alle Rechnungsaktionen
- Exportmöglichkeiten für weitere Analysen
Module, die Ihren Rechnungsweg Ende zu Ende abdecken
Statt eines monolithischen Systems bietet Umberacolyxen spezialisierte Module, die gemeinsam einen durchgängigen Invoice Lifecycle abbilden. Jedes Modul hat eine klare Aufgabe, ist aber eng mit den anderen verknüpft – so vermeiden Sie Insellösungen, ohne alles auf einmal umstellen zu müssen.
Umberacolyxen besteht aus klar abgegrenzten Modulen, die sich entlang des gesamten Invoice Lifecycles zusammensetzen: Erfassung, Workflow-Engine, Freigaben, Zahlungsanbindung und Analytics. Jedes Modul kann klein starten und später ausgebaut werden. Entscheidend ist, dass alle Bausteine auf derselben Datenbasis arbeiten, damit aus einzelnen Funktionen ein durchgängiger Prozess entsteht, der Finance-Teams wirklich entlastet.
Rechnungserfassung über alle Eingangskanäle
Unser Capture-Modul sammelt Rechnungen aus E-Mail-Postfächern, Uploads und
Schnittstellen und bereitet Belegdaten strukturiert auf. Validierungen
prüfen Pflichtfelder, Beträge und Referenzen gegen Stammdaten. So landen
Eingangsrechnungen direkt in einem einheitlichen Format im System und bilden
den Startpunkt für alle weiteren Schritte im Invoice Lifecycle.
Flexible Workflow-Engine für Finance-Teams
Die Workflow-Engine steuert, welche Aufgaben wann bei wem landen. Mehrstufige Prüfungen, Vertretungen, Eskalationen und Toleranzregeln lassen sich abbilden, ohne starre Prozessdiagramme zu erzwingen. Änderungen können schrittweise ausgerollt werden, sodass Ihr Rechnungsprozess mit den Anforderungen wächst, statt sie zu blockieren.
Transparente Prüf- und Freigabeoberflächen
Im Freigabemodul sehen Verantwortliche alle offenen Aufgaben in einer
strukturierten Übersicht. Entscheidungen, Kommentare und Rückfragen werden
direkt an der Rechnung dokumentiert, inklusive Zeitstempel. Das reduziert
unklare Zuständigkeiten und erleichtert später die Nachvollziehbarkeit für
Audit, Controlling und Management.
Zahlungsvorbereitung und Fälligkeitssteuerung
Das Zahlungsmodul bündelt Informationen zu Fälligkeiten, Skontofristen und Freigabestatus. Es unterstützt Sie dabei, Zahlungslisten für angebundene Systeme vorzubereiten, ohne Beträge doppelt zu erfassen. Sperren, Teilzahlungen und Sonderfälle lassen sich klar kennzeichnen, sodass Finance-Teams jederzeit sehen, welche Rechnungen in welchen Lauf einfließen sollen.
Matching von Rechnungen, Bestellungen und Belegen
Das Matching-Modul verknüpft Rechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und weiteren Referenzen. Abweichungen werden hervorgehoben und nach definierten Regeln behandelt. So erkennen Teams frühzeitig, wo Unterlagen fehlen oder Beträge nicht zusammenpassen, und können Klärungen strukturiert anstoßen, statt in verstreuten Notizen nach Ursachen zu suchen.
Analytics entlang des gesamten Invoice Lifecycles
Das Analytics-Modul wertet den kompletten Rechnungsweg aus: Durchlaufzeiten, Engpässe, Klärfälle und typische Fehlerquellen. Dashboards lassen sich nach Rollen zuschneiden, sodass Finance-Leads, operative Teams und Management die jeweils relevanten Kennzahlen sehen. Änderungen an Workflows werden damit messbar, nicht nur spürbar.
So läuft eine Rechnung durch Umberacolyxen
Unabhängig davon, welche Module Sie wählen, folgt jede Rechnung in Umberacolyxen einem klar
strukturierten Weg: vom Eingang über Prüfungen und Matching bis zur Zahlung und Auswertung.
So behalten Sie jederzeit den Überblick, wo Belege stehen, wer verantwortlich ist und welche
Schritte als nächstes anstehen.
1. Eingang und Erfassung der Rechnung
Eine Rechnung erreicht Ihr Unternehmen per E-Mail, Upload oder Schnittstelle. Das Capture-Modul von Umberacolyxen übernimmt die Erfassung, liest relevante Felder aus und gleicht diese mit vorhandenen Stammdaten ab. Pflichtfelder, Beträge und Referenzen werden validiert, fehlende Informationen markiert. Anschließend landet die Rechnung in einer zentralen Übersicht, in der Finance-Teams alle neuen Belege sehen und bei Bedarf erste Zuordnungen vornehmen können.
Zentrale Erfassung
Eingangsrechnungen kommen strukturiert und mit klaren Validierungsergebnissen im System an, statt in verstreuten Postfächern zu liegen.
Frühe Fehlererkennung
Fehlerhafte oder unvollständige Belege werden frühzeitig
erkennbar, bevor sie im Prozess weitere Schritte blockieren.
2. Prüfung, Freigabe und Dokumentation
Nach der Erfassung übernimmt die Workflow-Engine und verteilt Aufgaben an die richtigen Personen. Je nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant greifen unterschiedliche Freigaberegeln. Vertretungen und Eskalationen stellen sicher, dass Aufgaben auch bei Abwesenheiten weiterlaufen. Jede Entscheidung, jeder Kommentar und jede Rückfrage wird direkt an der Rechnung dokumentiert, sodass der Verlauf jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Geregelte Freigaben
Freigaben folgen definierten Regeln, statt von individuellen E-Mails und Erinnerungen abzuhängen.
Nachvollziehbare Historie
Alle Schritte sind im Audit-Trail dokumentiert, wodurch Rückfragen im Nachgang deutlich einfacher zu beantworten sind.
3. Matching mit Bestellungen und Referenzen
Parallel oder im Anschluss an die Freigabe verknüpft das Matching-Modul Rechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und weiteren Referenzen. Abweichungen werden transparent gemacht und nach vordefinierten Regeln behandelt. Finance-Teams sehen, welche Belege vollständig sind, wo Nachfragen an Einkauf oder Fachbereiche nötig sind und welche Rechnungen für die Zahlung bereitstehen.
Klarer Abgleich
Abweichungen zwischen Rechnung und Referenzen werden
sichtbar und lassen sich strukturiert bearbeiten.
Frühe Klärung
Fehlende Unterlagen oder unklare Zuordnungen fallen früh auf, statt erst im Abschluss aufzufallen.
4. Zahlungsvorbereitung und Analyse
Sobald eine Rechnung freigegeben und abgeglichen ist, fließen ihre Daten in die Zahlungsvorbereitung ein. Umberacolyxen zeigt, welche Belege fällig werden, welche Skontofristen gelten und wo Sperren aktiv sind. Über Schnittstellen werden Zahlungsinformationen an bestehende Systeme übergeben. Abschließend landen alle Aktionen im Analytics-Modul, das Kennzahlen zu Durchlaufzeiten, Engpässen und Klärfällen aufbereitet und so die Basis für kontinuierliche Verbesserungen liefert.
Geplante Zahlungen
Zahlungsläufe lassen sich mit besserem Überblick über Fälligkeiten und Freigabestatus planen.
Auswertbare Kennzahlen
Auswertungen zeigen, wo der Invoice Lifecycle stabil läuft und wo weitere Optimierungspotenziale liegen.
Pläne für unterschiedliche Unternehmensgrößen
Kontakt
für erste Einordnung
Für Finance-Teams in kleineren Unternehmen, die erste strukturierte Workflows für Eingangsrechnungen aufsetzen und Medienbrüche zwischen E-Mail und Buchhaltung reduzieren möchten.
Fokus auf Kernmodule Erfassung und Freigabe
Überschaubare Anzahl an Nutzerrollen
Gemeinsame Definition eines klaren Start-Scopes
Grundlegende Dashboards zu Status und Durchlaufzeiten
Empfohlen
Für wachsende Organisationen
Kontakt
für Detailfragen
Für mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten oder Gesellschaften, die
ihren gesamten Invoice Lifecycle einheitlich steuern und Reporting zentralisieren
wollen.
Abdeckung zusätzlicher Module wie Matching und Zahlungen
Strukturierte Pilotphase mit ausgewählten Bereichen
Für komplexe Strukturen
Kontakt
für ein Angebot
Für größere Gruppenstrukturen mit komplexen Freigaberegeln, die domänenübergreifende Prozesse, Audit-Anforderungen und länderübergreifende Teams berücksichtigen müssen.
Individuelle Prozessaufnahme über mehrere Einheiten
Feingranulare Workflows mit Eskalationen
Erweiterte Governance- und Compliance-Anforderungen
Rollenbasierte Analytics und individuelle Sichten
Abgestimmtes Rollout- und Change-Vorgehen
Enger Austausch mit IT und Fachbereichen
Produkt-Demo passend zu Ihrem Rechnungsvolumen planen
1
Ausgangslage gemeinsam verstehen
Wir starten mit einem kurzen Austausch zu Ihrem aktuellen Rechnungsvolumen, der Anzahl der beteiligten Standorte und der bestehenden Systemlandschaft. Gemeinsam klären wir, welche Eingangskanäle Sie nutzen, wie viele Personen an Freigaben beteiligt sind und wo heute die meisten Rückfragen entstehen. Auf dieser Basis schlagen wir Ihnen einen sinnvollen Fokus für eine Produkt-Demo vor, statt Ihnen jede einzelne Funktion zu zeigen.
2
Demo-Umgebung vorbereiten
Im zweiten Schritt richten wir eine Demo-Umgebung ein, die sich an Ihren Prozessen orientiert. Wir hinterlegen typische Rechnungsbeispiele, Rollen und Freigabestufen und verbinden – soweit möglich – Ihre wichtigsten Systeme exemplarisch. So sehen Sie in der Führung nicht nur generische Klickpfade, sondern Abläufe, die Ihrem Alltag im Invoice Lifecycle ähneln.
3
Geführte Produkt-Tour durchführen
Während des Rundgangs durch Umberacolyxen zeigen wir Ihnen, wie Erfassung, Workflows, Matching, Freigaben, Zahlungen und Analytics zusammenspielen. Wir gehen gezielt auf Ihre Fragen ein, markieren bewusst Grenzen und halten fest, welche Anpassungen für Ihr Team relevant wären. Ziel ist nicht eine Hochglanz-Präsentation, sondern ein realistischer Eindruck der Arbeit mit Umberacolyxen.
4
Nächste Schritte strukturiert festhalten
Nach der Demo besprechen wir gemeinsam, welche nächsten Schritte für Sie sinnvoll sind. Das kann ein vertiefter Workshop zur Prozessaufnahme, ein begrenzter Pilotbereich oder zunächst nur eine technische Machbarkeitsprüfung sein. Wir fassen Erkenntnisse, offene Punkte und mögliche Konfigurationen schriftlich zusammen, damit Sie intern fundiert weiterdiskutieren können.